Sí, el registro horario es obligatorio. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Los registros se conservan cuatro años y no llevarlos es infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado.
El registro horario obligatorio está en vigor desde mayo de 2019, pero todavía hay empresas que lo llevan a medias o directamente no lo llevan. Si diriges una pyme, eres autónomo con empleados o gestionas RRHH, seguro que te haces la misma pregunta: ¿qué pide exactamente la ley y qué me pasa si no cumplo?
En esta guía lo respondemos con la norma delante. Verás qué debe contener el registro, cuánto tiempo se guarda, qué multas prevé la ley y en qué punto está la reforma del registro digital. Lo escribimos desde DAVE Formación, en Jerez de la Frontera (Cádiz).
¿Es obligatorio el registro horario en la empresa?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y desde el 12 de mayo de 2019 es de aplicación.
La obligación recae sobre la empresa, no sobre cada trabajador. Eso quiere decir que, aunque sean tus empleados quienes fichen, el responsable de que el registro horario obligatorio exista y funcione es quien dirige el negocio. Tampoco basta con tener un sistema montado: tiene que usarse cada día y reflejar la jornada real de cada persona.
¿Qué debe incluir el registro de jornada?
Debe ser un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Dicho en práctica, hay tres ideas clave:
- Diario: se anota cada día de trabajo, no un resumen al final del mes.
- Con hora concreta: consta cuándo empieza y cuándo termina la jornada, no solo el horario teórico del cuadrante.
- Individual: cada persona trabajadora tiene su propio registro.
Si te preguntas si tu registro horario obligatorio cumple lo mínimo, comprueba estos tres puntos antes que nada.
¿Quién decide cómo se organiza el registro horario?
La organización y la documentación del registro se fijan por negociación colectiva o por acuerdo de empresa. Si no existe ninguno de los dos, la decide el empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
Para saber por dónde empezar, sigue este orden:
- Revisa si tu convenio colectivo regula cómo se lleva el registro.
- Comprueba si hay un acuerdo de empresa sobre la materia.
- Si no hay ninguno, define el sistema tú mismo, pero consulta antes con los representantes de los trabajadores.
Deja constancia por escrito de lo que se acuerde o decida: te facilitará explicar el sistema ante cualquier revisión.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros y quién puede verlos?
La empresa conservará los registros durante cuatro años. Durante ese tiempo deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En la práctica, esto significa que tienes que poder localizar cualquier día de los últimos cuatro años sin perder tiempo. Un archivo desordenado, hojas sueltas o datos repartidos entre varias personas complican esa tarea. Puedes consultar la información general sobre jornada y empleo en el sitio del Ministerio de Trabajo.
¿Qué multas hay por no llevar el registro horario?
No llevar el registro es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros. Así lo recoge el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que considera infracción grave transgredir las normas en materia de jornada, incluido el registro de jornada.
| Grado de la sanción | Multa |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 euros |
| Medio | De 1.501 a 3.750 euros |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 euros |
El grado concreto se gradúa según las circunstancias de cada caso. Por eso conviene no jugársela: un registro horario obligatorio bien llevado cuesta mucho menos que cualquiera de estas sanciones. Y si la Inspección te lo pide, tener los datos ordenados y al día te evita explicaciones de última hora.
¿Es obligatorio ya el registro horario digital?
No todavía. A 25 de octubre de 2026, el Ministerio de Trabajo tramita un reglamento para que el registro sea digital, pero no estaba aprobado ni publicado en el BOE.
Mientras tanto, la obligación vigente es la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. No hay fechas de entrada en vigor ni plazos de adaptación confirmados. Lo más sensato es comprobar en el BOE y en la web del Ministerio de Trabajo cuál es la situación el día que lo consultes.
¿Cómo llevar un registro horario fiable y adelantarte a la reforma?
Para cumplir con el registro horario obligatorio, lo más práctico es llevar un registro fiable, que no se pueda manipular, y digitalizarlo cuanto antes. Si ya funciona en digital, cuando llegue el reglamento solo tendrás que ajustar detalles, en lugar de montar un sistema nuevo con prisas.
- Fiabilidad: elige un sistema donde los datos queden registrados sin posibilidad de retocarlos a posteriori.
- Protección de datos: las horas de entrada y salida son datos personales de tus trabajadores. Si el registro es digital, debe respetar el RGPD: informa a la plantilla de qué datos se recogen y para qué (aquí puedes ver cómo lo explicamos nosotros en nuestra política de privacidad).
- Acceso: que trabajadores, representantes e Inspección puedan consultarlo cuando lo pidan.
En DAVE Formación (Jerez, Cádiz) trabajamos con TimeCheck, una herramienta de control horario digital con app y web, y te orientamos sin compromiso sobre qué solución encaja con tu empresa. Y si buscas formación para tu equipo, echa un vistazo a nuestro catálogo de cursos online.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario para autónomos con empleados?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores habla de que la empresa garantizará el registro diario de jornada de cada persona trabajadora. Por tanto, si tienes trabajadores contratados, la obligación te afecta como empleador. Para tu caso concreto, comprueba el texto del Estatuto en el BOE o consulta con tu asesoría laboral.
¿Qué multa hay si no llevo el registro de jornada?
Es una infracción grave según la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. Se gradúa en mínimo (751 a 1.500), medio (1.501 a 3.750) y máximo (3.751 a 7.500), según las circunstancias de cada caso. Llevar un registro correcto es mucho más barato que arriesgarse a una sanción.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro horario?
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años. En ese plazo tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Conviene archivarlos de forma ordenada para poder localizarlos con rapidez.
¿Vale una hoja de firmas o un Excel como registro de jornada?
Lo esencial es que el registro sea diario e incluya la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora, y que sea fiable y no manipulable. El formato concreto se organiza por convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario tras consultar a los representantes. Revisa tu convenio y valora pasar a un sistema digital.
¿Ya es obligatorio el registro horario digital?
No. A 25 de octubre de 2026 el Ministerio de Trabajo tramita un reglamento para que el registro sea digital, pero no estaba aprobado ni publicado en el BOE. Mientras tanto rige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Comprueba en el BOE su situación actual antes de tomar decisiones.
Fuentes oficiales
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. La normativa puede cambiar: comprueba siempre el texto vigente en las fuentes enlazadas.